6 metod na usprawnienie działalności firmy

Obecna rzeczywistość generuje przed przedsiębiorstwami wiele niecodziennych wyzwań. Natłok niekorzystnych informacji związanych z obostrzeniami i koronawirusem musi wyzwolić poważne refleksje. Brak reakcji prowadzi do marazmu, zaś nieprzemyślane ruchy sprzyjają powstawaniu problemów. Co więc uczynić, by usprawnić firmę i  zdobyć mocną pozycję branżową na długie lata?

Szczegółowa strategia winna być analizowana na podstawie aktualnej sytuacji na rynku pracy, a także możliwości, które jesteś w stanie wdrożyć. Nie musisz się jednak martwić! Funkcjonuje wiele założeń, które mogą być wprost skrojone pod twoje potrzeby, oczekiwania i indywidualne spektrum parametrów.

Diagram Ishikawy

Używany jest do ilustrowania związków przyczynowo-skutkowych. To bardzo ważna pomoc na etapie oddzielania przyczyn danej sytuacji od skutków, które siłą rzeczy zostały wywołane. Ta idea pozwala precyzyjniej dostrzec złożoność problemu. Metoda jest nazywana również „diagramem rybich ości”. Dlaczego? Dlatego, że polega na wpisaniu skutku dylematu lub niepowodzenia w miejsce „głowy” i umieszczeniu ogólnych przyczyn na schemacie o kształcie ości. Kaoru Ishikawa, profesor Uniwersytetu Tokijskiego, wśród głównych przyczyn większości zdarzeń wymienił  pięć głównych składowych, określanych jako 5M: ludzie, metody, maszyny, materiały, zarządzanie. Jeśli zajdzie taka potrzeba, to w grę wchodzą także procesy, konkurencja, procedury, dostawcy i organizacja pracy. Każda z tych składowych rozbija się na poszczególne przyczyny, które powinny być rozpatrywane indywidualnie jako problemy do rozwiązania. Do wspomnianych powodów dopisujemy również czynniki, które mogły mieć na niego wpływ. Istotne jest, aby dopracować analizę do momentu, kiedy będzie można uznać, iż jest ona wyczerpująco dokładna.

Naszym celem winno być wdrożenie w te prace wielu osób z różnych działów, aby analiza była wszechstronna i dotykała problemu z mnogiej liczby perspektyw. Wielkim atutem tej metody jest to, że pozwala poznać opinie pracobiorców realizujących różne zadania. Rozrysowanie skutku i przyczyn w formie graficznej stanowi atrakcyjny punkt wyjściowy do wyeliminowania skaz. Tym bardziej że diagram z założenia powinien być ułożony logicznie i chronologicznie. To zresztą ważny cel każdego rozsądnego pracodawcy – jak najsprawniej odnaleźć te potknięcia, które są najmniej oczywiste, ale ich skutek wpływa na osłabienie firmy.

Zewnętrzny audyt

Audyt jest jednym z najbardziej efektywnych oraz przynoszących najokazalsze korzyści metod na usprawnienie działalności firmy. Sporym atutem tej opcji jest fakt, iż niekoniecznie musimy koncentrować swoją uwagę na całym przedsiębiorstwie. Monitoring równie dobrze może dotyczyć konkretnego procesu, projektu lub działania danego biura w miejscu zatrudnienia. Efekty tej opcji przynoszą największe skutki przy zatrudnieniu specjalistów spoza naszej organizacji. Pozbawia to wtedy aspektu emocjonalności i współzależności od grupy. Zdystansowany zawodowo ekspert sprawdza wtedy, czy weryfikowane procesy są zgodne z ustalonymi dla nich normami lub standardami. Polega na systematycznej i dokonywanej w uporządkowany sposób ocenie procesów (zarządzania ryzykiem, kontroli i ładu organizacyjnego), a także przyczynia się do poprawy ich działania.  

Ocena to jednakże tylko jeden z elementów kompleksowości audytu. Ważny jest także monitoring efektów wdrożenia i redukcja powstałych odchyleń, poprzez zainicjowanie stosownych korekt. To zazwyczaj poważny krok w stronę obiektywniejszego spojrzenia na kwestie, które być może nie podlegały wcześniej naszym rozważaniom. Dobrze przeprowadzony pozwala zoptymalizować koszty bieżącego funkcjonowania i wyeliminować dotychczasowe błędy.

Kaizen

Filozofia kaizen opiera się na teorii, że czas bez doskonalenia siebie lub firmy można uznać za stracony. Stopniowy wzrost jakości, osiągany poprzez wdrażanie kolejnych rozwiązań, prowadzi do skrócenia czasu realizacji procesu pracy. Jednak nie tylko, ponieważ wpływa również na poprawę wydajności, redukcję kosztów, tworzenie zasad, ocenę pracobiorców, a także ergonomię stanowisk. Najważniejsze to uświadomienie sobie, że usprawnienia prowadzą do lepszej jakości życia. Zazwyczaj najpierw wiąże się to ze stymulowaniem pracowników do ustawicznego podnoszenia kompetencji i wypracowywania doskonalszych produktów. To niejako postawienie na zdolności umysłu człowieka, który ma za zadanie wszystkie swoje czynności wykonywać świadomie. Masowość i automatyzm nie mają tu racji bytu. Zwolennicy tej idei zaznaczają, że rozpowszechnienie kaizen wiąże się z długoterminowym procesem. O tym jednak ledwie kilka zdań, gdyż metoda jest podstawą Lean Managment, o którym opowiada nasza ekspertka.

Lean Management

- W obecnych czasach nie bez powodu mówi się, że jeśli firma stoi w miejscu, to tak naprawdę cofa się. Technologia idzie do przodu, wymagania klientów rosną, a konkurencja nie śpi. To generuje ciągłą potrzebę usprawniania procesów. Powinniśmy zwrócić uwagę na to, czy efektywnie wykorzystujemy posiadane zasoby ludzkie i materiałowe oraz czy przykładamy wystarczająco dużo uwagi do eliminacji marnotrawstwa z procesów – mówi Anna Guzik, ekspertka ds. Lean i trenerka LSJ HR Group.

Filozofia Lean Management, zakładająca ciągłe doskonalenie poprzez eliminację marnotrawstwa, proponuje nam całą gamę narzędzi służących optymalizacji procesów. Narzędzia te mogą być stosowane we wszystkich obszarach działalności np. produkcyjnych, logistycznych, administracyjnych i usługowych. - Wiele z tych narzędzi może być wykorzystywane również w formie zdalnej, umożliwiającej usprawnianie procesów, nawet w czasach, kiedy mamy ograniczenia dotyczące spotkań. Lean Management zakłada wykorzystanie potencjału pracowników i przekazanie odpowiedzialności za usprawnianie własnej pracy na każdy szczebel organizacji. Można się przekonać jak wspaniałe efekty przynosi umożliwienie pracownikom realnego wpływu na codzienną pracę. Zaczynając od narzędzi związanych z organizacją miejsca pracy, jak 5S, możemy wpływać na efektywność wykonywanych czynności. Wprowadzając elementy Dziennego i Wizualnego Zarządzania, możemy zadbać o odpowiednią komunikację w zespole, wspólne zrozumienie celów oraz możemy przyczynić się do zwiększenia zaangażowania w zespołowej grze do jednej bramki – wymienia dalej Anna Guzik.

- Poprzez standaryzację procesów, zapewniamy bieżące dzielenie się najlepszymi praktykami, dotyczącymi sposobu wykonywania danych czynności, a poprzez mapowanie strumienia wartości jesteśmy w stanie wskazać wąskie gardła w naszych procesach. To oczywiście tylko przykładowe narzędzia, które mogą pomóc nam usprawnić działalność organizacji. Jedno jest pewne – prawidłowe wdrożenie filozofii Lean Management, pozwala realizować usługi oraz dostarczać do klientów produkty lepszej jakości, w krótszym czasie i o możliwie jak najniższych kosztach, przy jednoczesnym zwiększaniu poziomu motywacji i satysfakcji z pracy wszystkich pracowników – puentuje ekspertka ds. Lean i trenerka LSJ HR Group.

Kanban

To metoda opracowana w latach 50. w Japonii. Osią jej zainteresowania jest optymalizacja procesów produkcyjnych. Opiera się na poszczególnych kartach wyrobów, ich cyrkulacji i analizie. Przede wszystkim polega na organizacji procesu pracy, aby każdy z elementów tworzących siłę organizacji, produkował dokładnie tyle, ile jest w danym momencie potrzebne. Nic nie może się zmarnować i nie warto robić ponad stan. Kanban unika opóźnień, zapasów, bezczynności, braków i zupełnie zbytecznych operacji, które zjadają cenny czas i pieniądze. Efekty metody są policzalne. To redukcja liczby magazynów przedprodukcyjnych, międzyoperacyjnych oraz wyrobów gotowych. Dzięki temu mocno ograniczamy koszty produkcji, co też wiąże się z optymalną liczbą zatrudnionych pracowników i licznymi oszczędnościami, choćby na przestrzeni produkcyjnej i magazynowej. Obecnie kanban jest wykorzystywany przy pomocy formularzy, które wypełnia się według ustalonej kolejności. Następnie trafiają one do dyspozytora, planisty i pracownika produkcji. Na koniec ich drogi, już uzupełnione, wracają do dyspozytora. Pozwala to mieć stałą kontrolę nad wykonywanymi czynnościami i szybką reakcję w przypadku odkrycia nieścisłości.

Poka Yoke

W dosłownym tłumaczeniu ta metoda oznacza „zapobieganie błędom”. Przede wszystkim odnosi się do tych potknięć, które wynikają z braku koncentracji, rozkojarzenia, zmęczenia. Są jednak takie procesy, w których nie możemy się mylić, gdyż ich skutki mogą być dla firmy opłakane. Stąd też działania, które możemy obserwować w codziennym życiu. To między innymi dźwięk przypominający o wyjęciu pieniędzy z bankomatu, ścięta karta SIM przy jednym z boków, by było wiadomo, jak ją wkładać, złącze USB umożliwiające podpięcie wtyczki tylko w jeden sposób czy sygnalizacja dźwiękowa przy światłach na pasach. W firmie przybiera to zazwyczaj postać korzystania z narzędzi, które zwracają uwagę na nasze błędy. Ileż to razy wyłączałeś komputer, a nagle na pulpicie pojawiał się komunikat z otwartego pliku, iż nie został jeszcze zamknięty? To właśnie jeden z klasycznych przykładów poka yoke. Rozwiązania metody cechują się tym, że nie dopuszczają do powstawania błędu w procesie. Skutkują także krótszym czasem na szkolenia pracowników, zmniejszeniem liczby braków, a także eliminacją procesów, które są związane z kontrolą jakości.

Jak być najlepszym, jeśli w danym segmencie biznesowym funkcjonuje wiele konkurencyjnych firm? Jednym z elementów, które zbliżą cię do celu, będą usprawnienia procesów w firmie. Zdobądź przewagę poprzez wewnętrzną pracę, eliminującą marnotrawstwo i błędy, które być może nie zawsze są dostrzegalne przy pędzie codziennej pracy. Dziś twój profesjonalizm to klucz do ugaszenia wielu dylematów!

Dział projektów rozwojowych
LSJ HR Group
+48 509 834 203
szkolenia@lsj.pl
szkolenia.lsj.pl/