Zmiany przepisów dotyczące pracy zdalnej - ułatwią czy utrudnią?

Od 7 kwietnia 2023 roku w życie wchodzą nowe przepisy Kodeksu Pracy, mające uregulować pracę zdalną w Polsce. Do tej pory nie miały zastosowania jednolite wytyczne, wskazujące, w jaki sposób i gdzie praca zdalna może się odbywać, na podstawie jakich dokumentów można ją świadczyć oraz to, czy pracownikom należy się zwrot kosztów ponoszonych w związku z pracą w domu, np. zużycia energii i w jakich kwotach.

Abyście mieli w tym temacie więcej odpowiedzi niż pytań, przeprowadziliśmy dla Was research na temat zmian w Kodeksie Pracy, a jego efekty pozwolą Wam ocenić czy nadchodzące zmiany niosą korzyści czy zapowiadają nowe trudności.

Praca zdalna raz na jakiś czas?

Po wejściu w życie zmian w przepisach wprowadzona zostanie tzw. okazjonalna praca zdalna. Bez względu na wymiar etatu pracownika, będzie on mógł skorzystać z okazjonalnej pracy zdalnej do 24 dni w roku, czyli średnio raz na dwa tygodnie. Jeśli pracodawca zdecyduje, że jego pracownicy będą mogli pracować zdalnie więcej niż 24 dni rocznie, wówczas będzie musiał stworzyć odpowiedni regulamin lub ustalić w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem wszystkie ważne kwestie.

Regulamin, podstawa życia na „home office”

I to właśnie regulamin, bądź zawarte indywidualne porozumienie, będą stanowić wytyczną dla wielu kwestii: od miejsca pracy, ryczałtów za prąd, po opłacanie Internetu. Pozornie praca zdalna przynosi pracownikom i pracodawcom oszczędności – dla jednych na dojazdach, a dla drugich – na wynajmie przestrzeni biurowych. Czy będzie zatem można zmienić swoje biura na dużo mniejsze, wysyłając pracowników na tzw. „home office”? Niekoniecznie. Zgodnie z przepisami firmy muszą zapewnić pracownikom miejsce, w którym będą świadczyć obowiązki i umożliwiać im kontakt z pozostałymi członkami zespołu. Nawet jeśli na co dzień będą pracować całkowicie zdalnie.

Pracodawca umożliwiający pracę zdalną, będzie musiał ustalić samodzielnie wysokość ryczałtu lub ekwiwalentu za zużytą na potrzeby zawodowe energię elektryczną i usługi telekomunikacyjne. Nowe przepisy nie zawierają żadnych widełek czy wytycznych, w jakich wysokościach i jak to zrobić. Firmy mają kierować się po prostu zasadą zdrowego rozsądku. Warto zaznaczyć, że koszty te nie dotyczą np. zużycia wody czy kawy wypitej na „home office” ???? Ważną informacją dla pracodawców jest to, że takie koszty nie będą opodatkowane i oskładkowane.

Nowe przepisy uregulują prawnie, gdzie praca zdalna może być realizowana. Do tej pory zdarzało się, że pracownicy pracowali np. zza granicy, co powodowało konieczność innego rozliczenia podatku i składek ZUS. Po wprowadzeniu zmian, praca zdalna będzie mogła odbywać się już tylko z miejsc, które zaakceptuje pracodawca.

Przymusowe powroty do biura

Zmiany w Kodeksie Pracy spowodują, że pracodawca zobowiązany będzie do przyjęcia wniosku o pracę zdalną pracownika, który jest rodzicem dziecka upośledzonego lub nieuleczalnie chorego, niepełnosprawnego w stopniu przynajmniej umiarkowanym, wymagającego wczesnego wspomagania rozwoju lub potrzebującego kształcenia specjalnego. Wniosek musi być przyjęty też od pracownic będących w ciąży lub wychowujących dziecko do lat czterech (po kolejnej nowelizacji kodeksu pracy będą to rodzice dzieci do lat 8). Podobnie w przypadku pracowników opiekujących się członkami najbliższej rodziny lub wspólnego gospodarstwa domowego, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności. Szczegółowy opis takich przypadków znajdziecie w Ustawie "za życiem[1] i Prawie oświatowym[2]. Pracodawca wniosek takich osób może odrzucić tylko wtedy, gdy istnieje realny brak możliwości pracy zdalnej, wynikający z organizacji pracy lub rodzaju pracy wykonywanej przez pracownika, np. gdy jest on sprzedawcą w sklepie stacjonarnym.

Nie chcesz, ale musisz

Zmiany wchodzące w życie 7 kwietnia 2023 regulują także to w jakich przypadkach to pracodawca może oddelegować pracownika (posiadającego odpowiednie warunki techniczno- lokalowe) do pracy zdalnej. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy:

®    W kraju wprowadzony zostanie stan nadzwyczajny, stan zagrożenia epidemicznego lub stan epidemii, a także w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,

®    W wyniku działania siły wyższej, nie jest czasowo możliwe zapewnienie pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy.

Gdzie ten ład w przepisach?

Nowe przepisy tylko częściowo powodują, że praca zdalna będzie bardziej ustrukturyzowana niż dotychczas. Od momentu ich wprowadzenia, praca zdalna ma być świadczona tylko na podstawie odpowiednich wniosków i regulaminów, przybierających formę tradycyjną lub elektroniczną. Niestety temat nie został wyczerpany całkowicie, a część zapisów regulaminowych pozostawiono pracodawcy do samodzielnego opracowania, np. wysokość ryczałtu lub ekwiwalentu za zużyty prąd lub Internet. Co to oznacza w praktyce? Że pracownicy i pracodawcy nadal dość indywidualnie będą ustalać kwestię pracy zdalnej, ale na pewno warto przestudiować obecne praktyki w swojej firmie i wdrożyć rozwiązania odpowiadające na potrzeby obu stron: zarówno pracownika, jak i pracodawcy.