Cyfryzacja działów kadr - Klucz do efektywności?

Nowe zasady dotyczące przechowywania akt osobowych funkcjonują w Polsce od 1 stycznia 2019 roku. Oznacza to, że już od ponad 4 lat istnieje możliwość cyfryzacji takich dokumentów, a jednak wiele polskich firm nadal z niej nie korzysta. Prawdopodobnie, jednym z głównych powodów jest fakt, iż zmiana papierowych akt na wersję elektroniczną, jest prawdziwym wyzwaniem dla organizacji.

Na czym digitalizacja polega?

Proces cyfryzacji dokumentów wymaga skrupulatnego przenoszenia danych, poprzez skanowanie, indeksowanie, archiwizowanie. Niezbędne są tu znaczne nakłady pracy i zasobów. Ponadto w przypadku digitalizacji trzeba odpowiednio wcześniej przygotować adekwatne narzędzia i systemy, a także przeszkolić ludzi, którzy obejmą odpowiedzialność za proces. W LSJ postanowiliśmy podjąć to wyzwanie i przeprowadzić cyfryzację akt personalnych. Po niemal rocznym projekcie chcemy się pochwalić, że wszyscy pracownicy zatrudnieni w roku 2023 mają u nas teczki elektroniczne.

Jak to było w LSJ?

Przejście z papierowych akt personalnych na wersję cyfrową, wymagało od nas ogromnego zaangażowania. Wielu pracowników LSJ brało udział w procesie, wspierając w pracy koleżanki i kolegę z Działu Kadr, którzy w tym samym czasie mierzyli się też z innymi zadaniami. Okres digitalizacji pokrywał się bowiem m.in. z czasem wydawania PIT-ów. Przez wiele miesięcy pracownicy wspólnie, godzinami skanowali dokumenty, oklejali je specjalnymi kodami QR i dbali o ich prawidłową archiwizację. Czasochłonność procesu wynika z faktu, iż akta osobowe są przypisane do odpowiednich działów, a w działach dokumenty muszą być posegregowane w odpowiedniej kolejności. Kody QR odpowiadają danemu działowi i konkretnemu typowi dokumentu i nakleja się je na każdą (!) pojedynczą stronę.

Nie wszystko można było przewidzieć

W trakcie digitalizacji mierzyliśmy się z wieloma problemami, których wcześniej z uwagi na brak doświadczenia, nie przewidzieliśmy. Jednym z nich było łączenie akt osób powracających do pracy po dłuższej przerwie. Istotnym problemem okazało się to, że poprzednia teczka zawiera nieaktualne dokumenty. Wynikało to m.in. ze zmiany formularza do zatrudnienia, który nastąpił w czasie nieobecności pracownika. W efekcie trzeba było dodatkowo oprogramować dokumenty, które już nie występują.

Tysiące dokumentów

Dokumentów mieliśmy mnóstwo, więc musieliśmy wymyślić, jak przyspieszyć cały proces skanowania akt. Teczek osobowych było niemal tysiąc! Jeśli wierzyć programowi kadrowo-płacowemu, mamy teraz 28 100 dokumentów elektronicznych. Aktualnie, po zeskanowaniu naklejonego na dokument QR kodu, jesteśmy przenoszeni do odpowiedniej kartoteki. W ciągu miesiąca nie tracimy czasu na wpinanie pojedynczych dokumentów, które pracownicy dostarczają w trakcie zatrudnienia. Mowa np. o wnioskach o zmianę adresu, konta bankowego i wszelkich aneksach czy umowach. Takich dokumentów pojawiało się około 2 tysięcy miesięcznie. To tyle samo „podejść” do szafy. To ręczne znajdowanie i wpinanie dokumentu, nadanie numeru i opisu. Sporo pracy. Naklejenie kodu QR i zeskanowanie dokumentu zajmuje o wiele, wiele mniej.

Co dzięki temu zyskaliśmy?

Dziś założenie kompletnej elektronicznej teczki pracownika, składającej się z 25 zeskanowanych dokumentów, trwa około 3 minut. Dokumenty przestały zajmować nam przestrzeń biurową i mamy do nich dostęp z każdego miejsca, w którym możemy połączyć się z programem kadrowo-płacowym. Ponadto dzięki cyfryzacji zdecydowanie obniżamy też poziom ryzyka pomyłki. Bywa tak, że zatrudniamy pracowników o takim samym imieniu i nazwisku, a w tym przypadku kluczowe jest wpięcie dokumentów do odpowiedniej teczki. Teraz nie musimy sprawdzać tego dwa, a nawet trzy razy. Dokumenty generowane przez program (umowy o pracę, aneksy, rozwiązania umów, świadectwa pracy) otrzymują dedykowane, natychmiastowo nadrukowywane kody. Dzięki temu błyskawicznie trafiają do właściwej kartoteki odpowiedniego pracownika. Pracownicy kadrowi nie muszą już spędzać godzin nad fizycznym zarządzaniem aktami pracowniczymi. Pracujemy efektywniej i przede wszystkim mądrzej, bo zaoszczędzony czas możemy przeznaczać m.in. na wdrażanie nowych pomysłów i rozwiązań, rozwój kompetencji oraz udoskonalanie innych obszarów pracy.

Digitalizacja dokumentów kadrowych, choć wymaga dużego zaangażowania i pokonania pewnych wyzwań, może przynieść liczne korzyści. Jak pokazuje nasz przykład,  przejście z papierowych akt osobowych na wersję elektroniczną jest możliwe i opłacalne. Wdrożenie akt elektronicznych przyczynia się do zwiększenia efektywności pracy. Przy odpowiednim przygotowaniu oraz dostępie do stosownych narzędzi i systemów, a także wsparciu ze strony zaangażowanych pracowników, w większości przedsiębiorstw można przeprowadzić taki proces.

W LSJ HR Group jesteśmy zdecydowanymi zwolennikami optymalizacji pracy i zachęcamy inne organizacje do podjęcia takiego wyzwania. Zawsze chętnie podzielimy się z Wami naszą wiedzą i podpowiemy jak przeprowadzić digitalizację dokumentów w sposób sprawny i efektywny.