Workation - czy to praca zdalna, czy delegacja?

Workation - nowa forma pracy zdalnej

Wraz z rozwojem technologii i postępem w zakresie komunikacji internetowej, tradycyjne modele pracy ulegają zmianie. Jedną z takich nowych form jest workation, które jest połączeniem pracy zdalnej i wakacji. W dzisiejszym artykule o tym, czym dokładnie jest workation i jak różni się od tradycyjnej pracy zdalnej. Skupimy się także na korzyściach dla pracownika oraz potencjalnych ryzykach podatkowych, prawnych i składkowych dla pracodawcy. Przedstawimy również kilka przypadków praktycznych oraz omówimy obowiązki pracownika w kontekście bezpieczeństwa prawnopodatkowego pracodawcy. Wreszcie, zaprezentujemy kilka sposobów, jak usprawnić identyfikację ryzyk i spełnić wymogi związane z workation. Gotowi?

Czym jest workation i czym różni się od pracy zdalnej?

Workation jest połączeniem pracy zdalnej i wakacji. Oznacza to, że pracownik wykonuje swoje obowiązki zawodowe z dowolnego miejsca na świecie, często związane z atrakcyjnymi miejscami turystycznymi. Różnica między workation a tradycyjną pracą zdalną polega na tym, że workation ma na celu łączenie pracy i przyjemności, umożliwiając pracownikom korzystanie z wyjątkowych lokalizacji podczas wykonywania codziennych obowiązków. UWAGA! Pracownik nie przebywa na wakacjach, więc obowiązuje go normalny wymiar pracy i zakres obowiązków. Zmienia się jedynie otoczenie, które ma pozytywnie wpływać na motywację i relaks po/w trakcie pracy.

Workation - korzyści dla pracownika a ryzyka podatkowe, prawne, składkowe pracodawcy

Workation niesie ze sobą wiele korzyści zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Pracownik może cieszyć się elastycznym harmonogramem pracy, możliwością pracy z atrakcyjnych lokalizacji, zwiększonym poczuciem wolności i inspiracji. Dla pracodawcy, workation może przyczynić się do zwiększenia produktywności, motywacji pracowników oraz pozyskania i utrzymania utalentowanej kadry.

Jednak workation wiąże się również z pewnymi ryzykami. Pracownicy muszą pamiętać o przestrzeganiu wszystkich obowiązujących przepisów prawa pracy, w tym limitów czasu pracy, ochrony danych osobowych oraz poufności informacji. Pracodawcy natomiast muszą zadbać o to, aby pracownicy otrzymywali wynagrodzenie zgodne z przepisami, byli odpowiednio ubezpieczeni oraz spełniali wszelkie wymogi dotyczące ochrony danych osobowych.

Ponadto, istnieją również aspekty podatkowe związane z workation. Pracownicy mogą spotkać się z różnymi systemami podatkowymi w zależności od kraju, w którym przebywają, co może wymagać dodatkowej uwagi i odpowiedniego rozliczenia podatkowego.

Przypadki praktyczne

Przyjrzyjmy się kilku przypadkom praktycznym, które ilustrują różne aspekty workation:

Pracownik A pracuje dla firmy z siedzibą w Polsce, ale decyduje się na workation w Hiszpanii. Pracownik nadal jest zatrudniony w Polsce i wykonuje swoje obowiązki zdalnie. W takim przypadku, pracownik musi przestrzegać polskich przepisów prawa pracy, a pracodawca musi dostosować wynagrodzenie do polskich standardów oraz zagwarantować odpowiednie ubezpieczenie społeczne. UWAGA: pracownik przebywający na ‘workation’ nie jest w delegacji.

Pracownik B jest freelancerem i pracuje dla klientów z różnych krajów. W ramach workation, podróżuje po Europie i pracuje zdalnie z różnych lokalizacji. W tym przypadku, pracownik musi uwzględnić różnice podatkowe w poszczególnych krajach, w których przebywa oraz odpowiednio rozliczać swoje dochody.

Obowiązki pracownika a bezpieczeństwo prawnopodatkowe pracodawcy

Pracownik wykonujący workation ma obowiązek przestrzegania przepisów prawa pracy, zarówno tych obowiązujących w kraju, w którym przebywa, jak i w kraju, w którym jest zatrudniony. Musi także dbać o bezpieczeństwo danych osobowych i poufność informacji, stosując odpowiednie środki ochrony. Pracodawca natomiast ma obowiązek zapewnić pracownikowi jasne wytyczne dotyczące wymagań prawnych i podatkowych, dostęp do narzędzi komunikacji i odpowiednich zabezpieczeń, a także regularnie monitorować przestrzeganie przepisów.

Jak usprawnić identyfikację ryzyk oraz wypełnić wymogi przy workation?

Aby usprawnić identyfikację ryzyk związanych z workation oraz spełnić wszelkie wymogi, pracodawcy mogą podjąć kilka działań:

• Przygotować jasne wytyczne dla pracowników dotyczące pracy zdalnej, w tym workation, uwzględniające wymogi prawne, podatkowe i bezpieczeństwo danych.
• Zapewnić odpowiednie narzędzia komunikacji i zabezpieczeń, takie jak VPN, aby chronić dane pracowników podczas pracy zdalnej.
• Regularnie monitorować przestrzeganie przepisów przez pracowników, zarówno pod względem czasu pracy, jak i innych aspektów związanych z bezpieczeństwem prawnopodatkowym.
• Współpracować z zespołem ds. kadrowych i księgowości w celu skonsultowania wszelkich kwestii podatkowych i prawnych związanych z workation.

Co ze składkami ZUS?

Praca zdalna i workation mogą wiązać się z pewnymi kwestiami składkowymi w kontekście ZUS oraz formularza A1. Pracownicy wykonujący workation zazwyczaj pozostają formalnie zatrudnieni w kraju, w którym mają swoją siedzibę lub gdzie znajduje się siedziba pracodawcy. Składki ZUS w Polsce są zwykle odprowadzane przez pracodawcę na podstawie umowy o pracę. W przypadku pracy zdalnej, w tym workation, pracodawca nadal jest odpowiedzialny za odprowadzanie składek ZUS. Dlatego ważne jest, aby pracodawca odpowiednio dostosował wynagrodzenie pracownika i uwzględnił składki ZUS zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Formularz A1 jest dokumentem, który potwierdza przynależność do systemu ubezpieczeń społecznych w danym kraju. Jeśli pracownik wykonuje workation w innym kraju niż ten, w którym jest zatrudniony, może być konieczne złożenie formularza A1 w celu potwierdzenia, że pracownik nadal podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Formularz A1 zapewnia ochronę socjalną pracownika, taką jak dostęp do służby zdrowia czy świadczenia emerytalne.

W przypadku workation, gdzie pracownik podróżuje do różnych krajów, istnieje potrzeba skonsultowania się z pracodawcą oraz odpowiednimi organami administracji publicznej, takimi jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w Polsce, w celu ustalenia obowiązków składkowych i wypełnienia formularza A1, jeśli jest to konieczne.

Warto zaznaczyć, że przepisy związane ze składkami ZUS i formularzem A1 mogą się różnić w zależności od konkretnego przypadku i kraju, w którym pracownik wykonuje workation. Dlatego zawsze ważne jest skonsultowanie się z odpowiednimi organami, aby uzyskać aktualne i dokładne informacje dotyczące składkowych i podatkowych aspektów pracy zdalnej, w tym workation.

Jeśli macie pytania lub wątpliwości, zapraszamy do kontaktu z naszym działem Kadr i Płac, dzięki któremu możemy świadczyć doradztwo dla firm również w aspekcie przepisów prawa pracy, czyli m.in. pracy zdalnej.

Autorka:
Andżelika Grzeszczyk-Gruszycka 
Manager działu kadr, płac i legalizacji 
agrzeszczyk@lsj.pl