Procedura zgłoszeń wewnętrznych w LSJ HR Group Sozański Sp. K

1. Cel i przedmiot

1.1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, zwana dalej „procedurą”, określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa w LSJ HR Group Sozański Sp. k. (dalej: „Spółka”) a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami. 

1.2. Procedura ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków naruszeń prawa, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę sygnalisty.

1.3. Procedura obowiązuje sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy.

1.4. Procedura obowiązuje wszystkich Pracowników, Zleceniobiorców, partnerów biznesowych a także osoby ubiegające się o współpracę w LSJ HR GROUP Sozański sp. z o.o (dalej: „Współpracownicy”)

1.5. Procedurę określają poniższe uregulowania, a w zakresie nieuregulowanym przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. 

2. Definicje

2.1 Spółka – LSJ HR GROUP Sozański spółka komandytowa.

2.2. Współpracownicy – wszystkie osoby fizyczne zatrudnione obecnie lub w przeszłości w Spółce na podstawie umowy o pracę, umowę o pracę tymczasową lub umowę cywilnoprawną, świadczące dla Spółki pracę lub usługi (także poprzez agencję pracy tymczasowej). Definicją objęte są również osoby odbywające w Spółce staż lub praktyki odpłatnie lub nieodpłatnie, ubiegające się o zatrudnienie, a także członkowie Zarządu Spółki. 

2.3 Koordynator ds. Zgodności – dedykowana osoba w Spółce, która wyjaśnia Zgłoszenie i podejmuje działania następcze. Funkcję Koordynatora ds. zgodności pełni Manager ds. kadr, płac i legalizacji na podstawie upoważnienia nadanego przez podmiot uprawniony do reprezentacji Spółki, stanowiącego załącznik nr 2 niniejszej procedury.

2.4 Naruszenia prawa – poniższe występujące w ramach prowadzonej przez Spółkę działalności zdarzenia oraz wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024, które naruszają lub mogą naruszać prawo w zakresie: 

1. korupcji; 
2. zamówień publicznych; 
3. usług, produktów i rynków finansowych; 
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; 
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; 
6. bezpieczeństwa transportu; 
7. ochrony środowiska; 
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; Dziennik Ustaw – 3 – Poz. 928 
9. bezpieczeństwa żywności i pasz; 
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt; 
11. zdrowia publicznego; 
12. ochrony konsumentów; 
13. ochrony prywatności i danych osobowych; 
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; 
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; 
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

2.5. Informacja o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

2.6. Działanie w dobrej wierze - działanie w przekonaniu, że zgłoszona informacja jest prawdziwa w momencie zgłaszania i że jest lub może być naruszeniem prawa, mając na celu interes Spółki lub Współpracowników. 

Wobec osoby, która działała w złej wierze, tj. celowo i w efekcie szkodliwie dla pozostałych Współpracowników przekazała informacje nieprawdziwe, przepisy prawa polskiego przewidują potencjalną odpowiedzialność karną! 

Przepisów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. (oraz ewentualnych przepisów prawa polskiego) nie stosuje się, jeżeli naruszenie prawa godzi wyłącznie w prawa zgłaszającego lub zgłoszenie naruszenia prawa następuje wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego.

2.7. Wzór zgłoszenia - Zgłoszenia dokonuje się podając informacje zgodne z załącznikiem nr 1 niniejszej procedury

2.8. Sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

a) pracownik
b) pracownik tymczasowy
c) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej
d) przedsiębiorca
e) prokurent
f) akcjonariusz lub wspólnik
g) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej
h) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy 
lub dostawcy
i) stażysta
j) wolontariusz
k) praktykant
l) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, 
Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
m) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834)

2.9. Rejestr – Rejestr Zgłoszeń naruszeń prawa.

2.10. Działania odwetowe – wszelkie działania pośrednie lub bezpośrednie podejmowane wobec Sygnalisty w związku z dokonanym przez niego Zgłoszeniem, których celem jest doprowadzenie do pogorszenia jego sytuacji. Są to wszystkie działania takie jak dyskryminacja czy niesprawiedliwe traktowanie mające na celu ukaranie Sygnalisty za przesłanie Zgłoszenia, w tym m.in.: rozwiązanie stosunku pracy, pomijanie przy awansach, nieuzasadnione gorsze traktowanie, niekorzystna zmiana warunków zatrudnienia lub wynagrodzenia, wszelkie przejawy celowego szkodzenia dalszej karierze zawodowej lub reputacji lub groźba takiego działania. 

2.11 Działania następcze - należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, 
wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń 
naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń 
zewnętrznych i podejmowania działań następczych;

2.12 Informacja zwrotna - należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na 
temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

2.13 Kontekst związany z pracą - należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

2.14 Osoba, której dotyczy zgłoszenie - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

2.15 Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

2.16 Osoba powiązana z sygnalistą - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz.U. z 2024 r. poz. 17);

2.17 Postępowanie prawne - należy przez to rozumieć postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania 
przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych;

2.18 Ujawnienie publiczne - należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;

2.19 Zgłoszenie - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie;

2.20 Zgłoszenie wewnętrzne - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa;

2.21 Zgłoszenie zewnętrzne - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.

3. Kanały zgłaszania nieprawidłowości

3.1 Kanały zgłaszania, za pomocą których Współpracownik może zgłosić naruszenie prawa: 

a) w formie wiadomości e-mail, na adres poczty elektronicznej: k.signal@lsj.pl
b) w formie listu sporządzonego na papierze, wysłanego na adres pocztowy: LSJ Hr Group Sozański sp. k. 70-644 Szczecin, ul. Celna 1, skierowanego do Koordynatora ds. Zgodności z dopiskiem „do rąk własnych”.

Każdy z kanałów obsługiwany jest przez Koordynatora ds. Zgodności.

3.2 Alternatywny kanał zgłaszania 

3.2.1 Aby zapewnić w pełni obiektywnie i niezależne rozpatrywanie Zgłoszeń, Spółka ustanawia alternatywny kanał zgłaszania, na wypadek, gdyby zgłoszenie dotyczyło np. Koordynatora ds. Zgodności lub innej osoby zaangażowanej w proces rozpatrywania naruszenia. 

Zgłoszenia można wysyłać: 

- do Managera Operacyjnego w formie listu sporządzonego na papierze, na adres pocztowy: LSJ HR Group Sozański sp. k. 70-644 Szczecin, ul. Celna 1, skierowanego z dopiskiem „do rąk własnych” 

3.2.2 W takiej sytuacji zapisy procedury stosuje się odpowiednio. Nie ujawnia się treści Zgłoszenia ani tożsamości Sygnalisty osobom, których ono dotyczy.

4. Dane dotyczące zgłoszenia

4.1. W celu rzetelnego i szybkiego rozpatrzenia sprawy, Zgłoszenie powinno zawierać: 

a) wskazanie Spółki i Działu, którego dotyczy,
b) opis naruszenia prawa (czego dotyczy, kiedy i gdzie miało lub może mieć miejsce), 
c) wskazanie osób mających wiedzę o naruszeniu prawa,
d) sprawców, świadków, pokrzywdzonych, innych osób mających istotne informacje, 
e) wszelkie dokumenty (w dowolnym formacie) załączone do Zgłoszenia mogące stanowić dowód w sprawie,
f) wszelkie dodatkowe informacje uprawdopodabniające wystąpienie naruszenia lub uzasadniające jej podejrzenie lub mogące ułatwić wyjaśnienie Zgłoszenia, 
e) informację czy sprawa była już w przeszłości sygnalizowana (np. przełożonym lub innym osobom w Spółce).

5. Zgłoszenia anonimowe

5.1 Spółka nie dopuszcza Zgłoszeń anonimowych.

5.2 W przypadku otrzymania zgłoszenia anonimowego, wniosek pozostaje bez rozpatrzenia. 
 

6. Obowiązki osoby dokonującej zgłoszenie

6.1. Współpracownik, który dokonał Zgłoszenia, aby nie zakłócić prawidłowego przebiegu procesu jego weryfikacji i wyjaśniania ma obowiązek: 

a) zachować w poufności sam fakt dokonania Zgłoszenia i wszelką komunikację oraz uzyskane informacje związane ze Zgłoszeniem i postępowaniem wyjaśniającym lub korygującym, 
b) na prośbę Koordynatora ds. Zgodności – w niezbędnym zakresie – pomagać w weryfikacji Zgłoszenia.
 

7. Ochrona Sygnalisty

7.1 Ochrona i prawa Sygnalisty Każdemu Sygnaliście zapewnia się: 

a) ochronę tożsamości i poufność Zgłoszenia, 
b) prawo do otrzymania informacji zwrotnych na temat działań podjętych w związku ze Zgłoszeniem. 
 

7.2. Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec Sygnalisty, który dokonał Zgłoszenia, a także ujawnienia publicznego zgodnie z treścią Dyrektywy lub przepisów krajowych. 

7.3. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie niniejszej Procedury i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy łączącej dokonującego działań odwetowych ze Spółką.

7.4. Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest zastosowanie następujących środków, w szczególności: 

a) odmowę nawiązania stosunku pracy, 
b) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, 
c) nie zawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa, 
d) obniżenie wynagrodzenia za pracę, 
e) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu, 
f) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń, 
g) przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy, 
h) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych, 
i) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych lub służbowych, 
j) niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy, 
k) negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy, 
l) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej lub środka o podobnym charakterze, 
ł) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
m) mobbingu;
n) dyskryminacji;
o) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu
p) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe, 
r) nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie, 
s) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
t) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
u) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

7.5. Poufność Zgłoszenia 

7.5.1. Wszystkie osoby rozpatrujące zgłoszenie zachowują w poufności fakt swojego zaangażowania w proces rozpatrywania, a także wszelkie informacje uzyskanych w związku z jego przebiegiem, w tym, w szczególności tożsamość Sygnalisty i osoby, której dotyczy Zgłoszenie, a także pozostałe dane osobowe wskazane w Zgłoszeniu.

7.5.2. Wszelkie dane pozwalające zidentyfikować Sygnalistę mogą zostać ujawnione wyłącznie na podstawie jego uprzedniej, wyraźnej zgody – z wyjątkiem ujawnienia ich: 

a) właściwym organom, kiedy taki obowiązek wynika z przepisów prawa,
b) innym osobom powołanym przez Koordynatora ds. Zgodności do wyjaśniania Zgłoszenia – jeżeli będzie to kluczowe dla wyjaśnienia sprawy. Naruszenie obowiązku poufności może być podstawą pociągnięcia do odpowiedzialności prawnej i dyscyplinarnej osoby, która dopuściła się takiego naruszenia. 

7.6 Ochrona przed działaniami odwetowymi 

7.6.1 Zakazane jest podejmowanie jakichkolwiek Działań odwetowych wobec Sygnalisty. Ochrona ta obejmuje również osoby pomagające Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia oraz inne osoby powiązane z Sygnalistą, tj. rodziny, krewnych i osób bliskich. 

7.6.2 Do zakazanych działań odwetowych należy także wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia. 

7.6.3 Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą.

7.6.4 Każdy Współpracownik, który doświadczy lub który wie o jakichkolwiek Działaniach odwetowych, powinien natychmiast zgłosić ten fakt na takich samych zasadach, na jakich zgłasza się naruszenie prawa.
 

8. Sposób rozpatrywania zgłoszenia

8.1 Wstępna weryfikacja Zgłoszenia 

Koordynator ds. zgodności, w ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia, przeprowadza jego wstępną weryfikację:

– upewnia się, czy Zgłoszenie zawiera wszystkie informacje niezbędne do jego rozpatrzenia. 
Jeżeli zauważy istotne braki, kontaktuje się z Sygnalistą, 
– ustala czy zgłoszona sprawa może stanowić naruszenie prawa w rozumieniu niniejszej procedury;
– ocenia jak poważne mogą być konsekwencje zgłoszonego naruszenia prawa z punktu widzenia interesów Spółki i Współpracowników. 

8.2 Potwierdzenie otrzymania Zgłoszenia 

Koordynator ds. Zgodności:
– niezwłocznie po przeprowadzeniu wstępnej weryfikacji Zgłoszenia, 
– ale zawsze nie później niż w terminie do 7 dni od jego otrzymania,

informuje Sygnalistę o:
– przyjęciu Zgłoszenia; lub 
– odrzuceniu zgłoszenia, jeżeli ocenia je jako bezzasadne 
 

9. Informacje zwrotne udzielane sygnalistom
 

9.1. W przypadku dokonania Zgłoszenia na zasadach opisanych w niniejszej Procedurze, Sygnalista będzie informowany o: 

a) przyjęciu Zgłoszenia do dalszego rozpatrywania lub jego odrzuceniu – w terminie maksymalnie 7 dni od otrzymania Zgłoszenia,

b) wyniku postępowania (tj. stwierdzeniu albo braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa) i planowanych lub już wdrożonych działaniach następczych (tj. działaniach, podejmowanych na skutek Zgłoszenia) – w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania Zgłoszenia lub upływu terminu na potwierdzenie jego otrzymania. 

c) Informacje zwrotne są domyślnie przekazywane na adres e-mail, z którego Zgłoszenie zostało wysłane. W przypadku innych kanałów zgłaszania, Sygnalista może zawsze wskazać w jaki sposób chciałby otrzymać informacje zwrotne (np. wskazać preferowany adres e-mail). 

9.2. Niezależnie od postępu prac nad wyjaśnieniem naruszenia prawa lub wdrożeniem środków naprawczych – w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od otrzymania zgłoszenia – Koordynator ds. Zgodności musi udzielić informacji zwrotnej Sygnaliście o podjętych działaniach. Treść informacji zwrotnej jest każdorazowo zatwierdzana i wysyłana przez Koordynatora ds. Zgodności i musi zawierać co najmniej informacje o: 

a) stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa; 
b) środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.

Opracowując treść informacji, Koordynator ds. Zgodności powinien brać pod uwagę, iż przekazując informację zwrotną nie należy ujawniać wrażliwych lub poufnych informacji o osobach zaangażowanych w naruszenie lub innych informacji o Spółce, które mogą zostać wykorzystane w niewłaściwy sposób, szczególnie, gdyby zostały ujawnione poza organizację. Sygnalista zobowiązany jest do zachowania przekazanej informacji zwrotnej w poufności. 
 

10. Postępowanie wyjaśniające i naprawcze

10.1 Powołanie osób pomagających w wyjaśnieniu zgłoszenia

10.1.2 Koordynator ds. Zgodności może stworzyć zespół wyjaśniający Zgłoszenie, składający się z osób o odpowiedniej wiedzy i doświadczeniu, które mogą pomóc w sprawnym wyjaśnieniu Zgłoszenia. Osobami takimi mogą być zarówno współpracownicy Spółki, jak i doradcy zewnętrzni czy prawnicy Spółki. 

10.1.3. Przy doborze osób, Koordynator ds. Zgodności upewnia się co do ich bezstronności i braku powiązań ze zgłoszoną sprawą. Przed dopuszczaniem do sprawy, każda osoba musi podpisać stosowne upoważnienie oraz oświadczenie zobowiązujące do zachowania poufności danych Sygnalisty oraz innych informacji związanych ze Zgłoszeniem. 

10.2 Postępowanie wyjaśniające

10.2.1 Koordynator ds. Zgodności podejmuje działania, które mają wyjaśnić sprawę, może np.: 

a) zwrócić się do Sygnalisty o udzielenie dodatkowych informacji; 

b) występować do innych Współpracowników o udzielenie informacji zachowując wszelkie wymogi poufności opisane w Procedurze; 

c) zwrócić się do osoby lub osób wskazanych w treści zgłoszenia o udzielenie wyjaśnień zachowując wszelkie wymogi poufności opisane w procedurze;

d) Wszelkie działania podejmowane w ramach postępowania wyjaśniającego są poufne, a obowiązek zachowania poufności ciąży na wszystkich członkach zespołu wyjaśniającego. 

10.3 Działania naprawcze i korygujące 

10.3.1 Jeżeli jest to uzasadnione wynikiem przeprowadzonych działań wyjaśniających, Koordynator ds. Zgodności opracowuje propozycję działań naprawczych i korygujących (lub zleca jej opracowanie) i przekazuje ją do wdrożenia właściwej osobie/osobom lub jednostce organizacyjnej. 

10.3.2 Działania naprawcze i korygujące obejmują wszelkie działania nakierowane na wyeliminowanie naruszenia prawa oraz jego konsekwencji, w tym minimalizację ryzyka prawnego, finansowego, wizerunkowego dla Spółki. Mogą być to działania polegające np. na: 

a) wszczęciu postępowania dyscyplinarnego lub innego właściwego postępowania wobec Współpracownika, który dopuścił się naruszenia prawa, 
b) modyfikacji obowiązujących procedur mającej zapobiec powtórzeniu się podobnym naruszeniom w przyszłości, 
c) przeprowadzeniu dodatkowych działań edukacyjnych lub szkoleniowych,
d) zwiększeniu częstotliwości audytów danego obszaru, 
e) przeprowadzeniu zmian strukturalnych lub przesunięciu kompetencji, 
f) podjęciu odpowiednich środków prawnych, w tym procesowych. 

10.3.3. Plan działań powinien definiować konkretne zadania, przypisywać odpowiedzialność za ich wykonanie konkretnym Współpracownikom lub Działom oraz określać termin realizacji zadań. Jeżeli proponowane działania naprawcze wymagają podjęcia decyzji Zarządu Spółki, Koordynator ds. Zgodności przedstawia plan działań naprawczych do akceptacji, z zachowaniem wymogów poufności opisanych w procedurze.

10.4 Dokumentowanie postępowania 

10.4.1 Wszystkie działania istotne z punktu widzenia rzetelnego wyjaśnienia sprawy powinny być udokumentowane (raporty, zestawienia danych, korespondencja mailowa, notatki z przeprowadzonych rozmów, notatki ze spotkań zespołu wyjaśniającego itd.) i umieszczane w Rejestrze. Wszelkie dokumenty dot. działań z postępowania są ściśle poufne, a osoby, które 
tworzą takie dokumenty, po przekazaniu ich do Rejestru i zamknięciu sprawy są zobowiązane usunąć trwale taką dokumentację ze swoich zasobów. 

10.5 Zakończenie sprawy – raport z działań następczych

10.5.1 Po zweryfikowaniu wdrożenia poszczególnych działań naprawczych Koordynator ds. Zgodności opracowuje raport opisujący przebieg całego postępowania, tj. wyniki działań wyjaśniających oraz podjętych działań naprawczych. 
 

11. Prowadzenie rejestru zgłoszeń
 

11.1. Każde Zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych niezależnie od dalszego przebiegu Postępowania Wyjaśniającego. Wzór Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych określa Załącznik numer 3 do niniejszego Zarządzenia. 

11.2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Koordynator ds. zgodności

11.3. W rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych gromadzi się następujące dane: 

a) numer sprawy; 
b) przedmiot naruszenia; 
c) datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego; 
d) informację o podjętych działaniach następczych; 
e) datę zakończenia sprawy. 

11.4. Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dokumenty i informacje zebrane w toku analizy oraz informacji dotyczących rozpatrzenia Zgłoszenia przechowywane są przez okres co najmniej 5 lat od dnia zakończenia postępowania wyjaśniającego.
 

12.Dane osobowe

 
12.1. Administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych jest LSJ HR Group Sozański sp.k [„Spółka”].

12.2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych można kontaktować się z Inspektorem ochrony danych w siedzibie spółki i elektronicznie e-mail: iod@lsj.pl

12.3. Spółka przetwarza dane osobowe [„Dane”] zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady /UE/ 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE [„RODO”] i z przepisami Ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku [„Ustawa”);.

12.4. Przetwarzanie Danych odbywa się na następujących podstawach prawnych:

a) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. zgody udzielonej przez osobę, której dotyczą Dane (w przypadku jej udzielenia), w szczególności gdy Sygnalista wyraża zgodę na ujawnienie swoich danych osobowych;

b) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu realizacji obowiązków prawnych nałożonych na Spółkę, w tym w szczególności przepisami Ustawy; 

c) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w celu realizacji przez Spółkę prawnie uzasadnionych interesów w postaci przeciwdziałania i zwalczania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych mających na celu przeciwdziałanie naruszeniom.

12.5. Dane mogą być przekazywane podmiotom publicznym na podstawie stosownych przepisów prawa, podmiotom upoważnionym przez Spółkę na podstawie umów o współpracy w zakresie usług informatycznych, kadrowo-płacowych i podmiotom świadczącym usługi prawne.

12.6. Dane uzyskane w związku z przyjęciem zgłoszenia będą przechowywane przez Spółkę nie dłużej niż przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich zebrania podlegają usunięciu. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla zgłoszonej sprawy.

12.7. Uprawnienia osoby, której Dane są gromadzone i przetwarzane na podstawie Procedury związane z przetwarzaniem ich przez Spółkę są zawarte w rozdziale III RODO. W każdym czasie osoba ta jest uprawniona do żądania: dostępu do Danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jeżeli przetwarzanie Danych jest dokonywane na podstawie zgody – cofnięcia zgody na ich przetwarzanie w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

12.8. Dane Sygnalisty oraz inne informacje pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.

12.9. Podanie Danych nie jest obowiązkiem ustawowym, ale w przypadku zgłoszeń nieposiadających cech anonimowości jest niezbędne do wykonania przez Spółkę obowiązków określonych w Procedurze.

12.10. Dane nie będę służyły do podejmowania decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu Danych, w tym nie podlegają profilowaniu.

12.11. Organizacja przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania Danych uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem wewnętrznym nieupoważnionym osobom oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości Sygnalisty i Osoby, której dotyczy zgłoszenie wewnętrzne. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. 

12.12. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania Danych, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Administratora Danych. Osoby upoważnione są zobowiązane do zachowania tajemnicy.
 

13. Postanowienia końcowe

13.1. Znajomość zasad określonych w Procedurze jest obowiązkiem wszystkich współpracowników. 

13.2 Współpracownika informuje się o treści procedury przed dopuszczeniem go do pracy/współpracy. 

13.3 Procedura zgłoszeń wewnętrznych została poprzedzona konsultacjami z przedstawicielami Współpracowników, które odbyły się w okresie 18.09 – 24.09.2024.

13.4 Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia. 

Procedurę zatwierdzono: 25.09.2024

Pliki do pobrania:

Załącznik nr. 1 
Załącznik nr. 2
Załącznik nr. 3