Outsourcing procesów vs. działania in-house: co wybrać?
Decyzja o tym, czy prowadzić wszystkie procesy wewnątrz firmy (in-house), czy zlecać część z nich podmiotom zewnętrznym (outsourcing), jest jedną z ważniejszych, z jakimi mierzą się przedsiębiorcy. Każde podejście ma swoje zalety i wady, jednak dla wielu firm outsourcing staje się coraz bardziej atrakcyjnym rozwiązaniem.
Na czym polega outsourcing?
Jest to nic innego, jak zlecanie pewnych zadań, funkcji lub procesów zewnętrznym dostawcom, którzy specjalizują się w danej dziedzinie. Może obejmować różne aspekty działalności firmy - od IT i księgowości po logistykę i zarządzanie zasobami ludzkimi. Przykładem outsourcingu, z którego chętnie korzystają np. firmy logistyczne jest przekazanie podmiotom zewnętrznym zarządzania magazynem.
A jakie są jego kluczowe korzyści?
Outsourcing pozwala firmom na redukcję kosztów związanych z infrastrukturą, zatrudnieniem i szkoleniem pracowników. Ponadto, współpraca z zewnętrznymi dostawcami często opiera się na stałych opłatach, co ułatwia planowanie budżetu. Takie rozwiązanie daje także firmom możliwość szybkiego dostosowania skali operacji do zmieniających się potrzeb rynku. Bez konieczności inwestowania w nowe zasoby, firma może zwiększać lub zmniejszać zakres usług w zależności od aktualnych wymagań.
Zewnętrzni dostawcy często posiadają zaawansowaną wiedzę i technologie, które trudno bez dużych nakładów rozwinąć wewnętrznie. Dzięki outsourcingowi, firmy mogą korzystać z najnowszych rozwiązań bez konieczności samodzielnego inwestowania w rozwój procesów. Outsourcing uwalnia również zasoby (w tym cenny czas), które firma może poświęcić na rozwój strategicznych obszarów, takich jak innowacje, produkt czy ekspansja terytorialna, co jest kluczowe dla długoterminowego sukcesu.
Przekazując odpowiedzialność za wybrane procesy zewnętrznym dostawcom specjalizującym się w konkretnej dziedzinie, firma minimalizuje ryzyko związane z zarządzaniem nimi. To zewnętrzni partnerzy zajmują się takimi kwestiami jak rekrutacja, szkolenie, utrzymanie infrastruktury, czy radzenie sobie z nieprzewidzianymi problemami operacyjnymi.
Co w przypadku pozostawienia całości procesów „u siebie”?
Oczywiście, samodzielna obsługa procesów też ma swoje plusy. Główną zaletą modelu in-house jest pełna i natychmiastowa kontrola nad każdym aspektem operacji. Dzięki wyeliminowaniu obecności pośrednika w procesie, firmy mogą niezależnie podejmować decyzje i od razu reagować na zmieniające się warunki.
Kolejną przewagą procesu in-house jest fakt, że angażuje się do niego pracowników wewnętrznych, którzy zazwyczaj dobrze znają firmę, jej wartości i zależności w niej panujące. „Outsourcując” proces trzeba zaufać nie tylko nowemu dostawcy – jego ludziom, metodom i technologiom, ale także kompetencjom liderskim, logistycznym czy rekrutacyjnym. Z praktyki wynika jednak, że niełatwo (szczególnie przy intensywnym rozwoju lub sezonie) jest zaspokoić wszystkie potrzeby firmy kadrą wewnętrzną, nie tracąc przy tym na jakości procesów.
Które rozwiązanie będzie lepsze dla mojej firmy?
Biorąc wszystkie „za” i „przeciw” warto się zastanowić, czy chcemy poświęcić część naszych zasobów wewnętrznych na obsługę każdego procesu. Być może nasza firma jest już na takim etapie, że outsourcing okaże się dla nas korzystniejszym rozwiązaniem. Decyzję na pewno warto podjąć na podstawie rzetelnej kalkulacji kosztów, jakie generuje obecna sytuacja oraz analizy straconych szans związanych z mniejszą dostępnością naszych własnych zasobów.
Wyprowadzenie niektórych procesów „na zewnątrz” z początku może budzić pewne obawy i liczne pytania. Gdy już jednak wiemy dokładnie, na czym to polega, często wydaje się to być najlepszym rozwiązaniem. Warto zdecydować się na outsourcing szczególnie wtedy, gdy chcemy dążyć do optymalizacji kosztów i koncentrować się na rozwoju produktu lub usługi, która stanowi wartość dla naszego klienta docelowego. Trudno walczyć o swój „kawałek tortu” na konkurencyjnym rynku, gdy regularnie musimy „gasić pożary” wewnątrz organizacji.
Chociaż zarządzanie procesami in-house daje pełną kontrolę i zaufanie do wewnętrznego zespołu, to outsourcing oferuje elastyczność, łatwiejszy dostęp do specjalistycznego know-how i możliwość szybszego reagowania na zmiany rynkowe, a przy tym odciąża przedsiębiorców, którzy mogą skupić się na kluczowych celach firmy.
