Veto specustawy: jak uniknąć kosztownych błędów przy zatrudnianiu cudzoziemców z Ukrainy?

Sytuacja prawna związana z legalizacją pobytu i pracy obywateli Ukrainy w Polsce w ostatnich tygodniach przeszła od względnej stabilności do etapu zwiększonej niepewności regulacyjnej. Zminimalizuj ryzyka w zatrudnianiu cudzoziemców!

Eksperci krajowi zauważają, że brak stabilnych ram prawnych w zatrudnianiu obywateli Ukrainy może zwiększać liczbę błędów w zgłoszeniach do PIP i ZUS, wydłużać czas obsługi kadrowej oraz generować dodatkowe koszty administracyjne w branżach takich jak przemysł, budownictwo, handel, HoReCa i TSL.

Co to oznacza w praktyce?

Unijne regulacje nadal obowiązują, jednakże planowane zmiany w prawie krajowym, mające na celu doprecyzowanie i uproszczenie procedur zostały zawetowane przez Prezydenta RP. W efekcie pracodawcy znaleźli się w sytuacji, w której muszą samodzielnie mierzyć się z niejasnościami i większą odpowiedzialnością w procesach kadrowych swoich organizacji. 

Obecnie każdy podmiot zatrudniający cudzoziemców, zwłaszcza obywateli Ukrainy, zobowiązany jest do szczególnie skrupulatnej weryfikacji dokumentów pobytowych i pracowniczych. Niewystarczająca staranność może skutkować nie tylko ryzykiem sankcji finansowych, lecz również konsekwencjami operacyjnymi, w tym przerwaniem ciągłości zatrudnienia czy komplikacjami w razie kontroli.

Z perspektywy HR i prawa pracy kluczowe staje się wdrożenie procedur compliance, bieżące monitorowanie zmian legislacyjnych oraz bliska współpraca z działami prawnymi. 

W praktyce oznacza to konieczność:

• prowadzenia regularnych audytów dokumentów pracowniczych,
• szkolenia zespołów kadrowych w zakresie aktualnych wymogów,
• utrzymywania kontaktu z kancelariami i doradcami prawnymi w celu szybkiej reakcji na zmiany.

W tej dynamicznej rzeczywistości pracodawcy powinni przyjąć strategię proaktywnego działania, nie tylko minimalizując ryzyka, ale także budując kulturę organizacyjną opartą na transparentności i odpowiedzialności.

Co się wydarzyło 25 sierpnia 2025 r.?

Weto Prezydenta! Głowa państwa polskiego nie podpisała nowelizacji specustawy dotyczącej pomocy obywatelom Ukrainy. Projekt przewidywał m.in. doprecyzowanie obowiązujących przepisów, wydłużenie części krajowych rozwiązań związanych z pobytem i wsparciem, a także wprowadzenie dodatkowych zabezpieczeń przy korzystaniu z określonych świadczeń. Skutkiem weta jest brak wejścia w życie tych regulacji i konieczność ponownego przeprowadzenia procesu legislacyjnego.

Weto oznacza jedno: te rozwiązania nie weszły w życie. A zatem pracodawcy i obywatele Ukrainy nadal funkcjonują w oparciu o dotychczasowe przepisy - mniej precyzyjne i bardziej obciążające administracyjnie.

Mechanizm ochrony czasowej na poziomie UE. Unijne przepisy pozostają w mocy. Komisja Europejska i Rada UE zdecydowały o przedłużeniu funkcjonowania mechanizmu ochrony czasowej do 27 marca 2027 r. Dzięki temu obywatele Ukrainy nadal posiadają podstawę prawną do legalnego pobytu i dostępu do rynku pracy w całej UE, w tym w Polsce.

Warto jednak zaznaczyć, że polska nowelizacja, która została zawetowana, miała wprowadzić szereg praktycznych udogodnień, m.in.:

• automatyczne przedłużenie ważności zezwoleń pobytowych i dokumentów tożsamości wydanych na podstawie specustawy,
• uproszczenie procedur w zakresie zgłaszania i rejestracji zatrudnienia obywateli Ukrainy,
• wydłużenie okresów legalnego pobytu bez konieczności składania dodatkowych wniosków,
• doprecyzowanie zasad dostępu do świadczeń socjalnych i edukacyjnych,
• wprowadzenie mechanizmów uszczelniających korzystanie z wybranych form wsparcia finansowego.

Ponieważ weto Prezydenta uniemożliwiło wejście w życie nowelizacji specustawy, Ty jako pracodawca musisz dziś funkcjonować w oparciu o dotychczasowe, mniej precyzyjne przepisy. To oznacza, że każdy Twój ruch w procesie zatrudniania obywateli Ukrainy wymaga maksymalnej uwagi.

Realne zagrożenia, które stoją przed Pracodawcą:

• Zwiększone ryzyko błędów formalnych - każdy termin, każda data w dokumentach pobytowych czy zezwoleniach na pracę ma znaczenie. Błąd może wiązać się z poniesieniem nie tylko dotkliwej kary finansowej, ale także zablokowanie możliwości zatrudniania cudzoziemców.
• Konsekwencje weryfikacji statusu pracowników - musisz sprawdzać dokładnie każdy PESEL UKR i historię pobytu, częściej i dokładniej niż kiedykolwiek wcześniej.
• Większe obciążenie działów HR i kadr - brak automatycznych przedłużeń i uproszczonych procedur oznacza dodatkową pracę, którą teraz spoczywa na Twoich zespołach.
• Ryzyko finansowe - każdy nieprawidłowy dokument, każda pomyłka w zgłoszeniu może skutkować karami finansowymi i koniecznością wypłaty zaległych świadczeń.
• Możliwe przerwy w zatrudnieniu - jeśli pracownik nie złoży wniosku lub dokument wygasł, może stracić prawo legalnego pobytu a tym samym prawa do pracy. Ty jako pracodawca pozostajesz z luką kadrową.
• Niepewność prawna - rozbieżne interpretacje przepisów w różnych urzędach oznaczają, że planowanie kadrowe staje się trudniejsze, a stabilność operacyjna firmy zagrożona.

Dodatkowe punkty ryzyka, których nie możesz lekceważyć:

• Świadczenia powiązane z pracą - brak jasnych zasad w przyznawaniu świadczeń socjalnych może powodować rotację pracowników i spadek morale zespołu.
• Kontrole PIP i ZUS - każdy błąd formalny, nawet nieświadomy, obciąża wyłącznie Ciebie, a nie pracownika. W praktyce oznacza to stres, kary i możliwe komplikacje w działalności firmy.

Wyobraź sobie prosty scenariusz: zatrudniasz pracownika z Ukrainy, który od miesięcy przynosi wymierne wyniki. Jego status formalny „wydaje się” ok, aż do chwili kontroli PIP/ZUS. Wtedy wychodzi, że PESEL wygasł a umowa nie została prawidłowo zgłoszona elektronicznie. Skutek: grzywna, konieczność wypłaty zaległych składek, ryzyko blokady zleceń, reputacja firmy naruszona a pracownik i tak trafia w panikę. To nie hipotetyczny scenariusz, to rzeczywiste ryzyko, o którym publicznie mówią instytucje państwowe i doradcy. 

To nie jest teoretyczne ryzyko - to realny scenariusz, o którym ostrzegają same instytucje państwowe.

Jeśli chcesz mocnego porównania: To jak prowadzić loty pasażerskie w momencie, gdy część wieży kontroli lotów działa, a część procedur jest „w trakcie aktualizacji”. Można latać, ale odpowiedzialność pilota (pracodawcy) rośnie.

Jak LSJ HR GROUP rozwiązuje ten problem za Ciebie? 

W takich okolicznościach niepewności prawnej warto powierzyć zadanie wyspecjalizowanej operacji. LSJ HR GROUP oferuje procesy, które eliminują wymienione ryzyka:

• Audyt wejściowy: identyfikacja wszystkich ryzyk formalnych w 48–72h; lista pilnych działań.
• Pełna obsługa zgłoszeń: przygotowanie i elektroniczne złożenie powiadomień do praca.gov.pl oraz dokumentów do ZUS/urzędu; monitorowanie terminów.
• Kompletna administracja pobytowa: składanie wniosków o zezwolenia, konwersje statusów, reprezentacja przed urzędami.
• Compliance i przygotowanie na kontrolę PIP/ZUS: przygotowanie dokumentacji, checklist kontrolnych, wsparcie w wyjaśnieniach.
• Raporty i gwarancje: miesięczne raporty o statusach, expirarionach 
  i rekomendacjach do działania, minimalizujące ryzyko „surprise audit”.

W warunkach, gdy prawo unijne i krajowe nakładają różne obowiązki i część rozwiązań jest w negocjacjach, nierzadko ta jedna decyzja - przekazanie obsługi wyspecjalizowanemu partnerowi - obniża ryzyko kosztowne w skutkach.

Twoje bezpieczeństwo to nasza specjalizacja!

Dynamiczne zmiany prawne, skomplikowane procedury i coraz bardziej wymagające kontrole sprawiają, że zatrudnianie obywateli Ukrainy staje się polem wymagającym najwyższej precyzji. Jeden fałszywy krok może przynieść poważne konsekwencje - finansowe, kadrowe i wizerunkowe.

👉 Dla pracodawców to potencjalne ryzyko i niepewność.
👉 Dla nas - codzienna praktyka, system i specjalizacja.

W LSJ HR GROUP jesteśmy partnerem, który wykonuje te „operacje” codziennie. Znamy każdy przepis, każdy szczegół i każdy możliwy scenariusz ryzyka. Dzięki temu Twoja firma porusza się w gąszczu przepisów pewnie i bezpiecznie, a Ty możesz skupić się na rozwoju biznesu i realizacji strategicznych celów, mając pewność, że kwestie formalne są pod pełną kontrolą.

Po zawetowaniu przez Prezydenta, rząd rozpoczął prace nad nowym projektem ustawy, który uwzględnia uwagi Prezydenta, w tym m.in. powiązanie świadczeń socjalnych z zatrudnieniem i opłacaniem składek ZUS przez cudzoziemców. Projekt ten ma na celu uniknięcie chaosu po 30 września 2025 r., kiedy to obecne przepisy tracą moc. Obecnie nie ma oficjalnie ogłoszonego terminu ponownego rozpatrzenia tej ustawy przez parlament. Prezydent wskazał na konieczność dalszych prac legislacyjnych i ewentualnych korekt w proponowanych rozwiązaniach. W związku z tym, obecnie nie ma jednoznacznej daty, kiedy nowelizacja wejdzie w życie. Wszystko zależy od tempa prac legislacyjnych i ewentualnych konsultacji społecznych.

Artykuł oparto na bieżących informacjach z oficjalnych źródeł rządowych, aktualnych przepisach prawa krajowego i unijnego oraz doświadczeniu ekspertów LSJ HR GROUP w HR i compliance.