Rewolucja w ustalaniu stażu pracy od 2026 roku. Co musi wiedzieć pracodawca?

Od stycznia 2026 roku wchodzą w życie największe od lat zmiany dotyczące ustalania stażu pracy. Dotychczas podstawą naliczania kluczowych uprawnień były wyłącznie okresy zatrudnienia na umowę o pracę. Po nowelizacji Kodeksu pracy (Dz.U. 2025 poz. 1423) katalog ten zostaje znacząco rozszerzony.

Co konkretnie się zmienia?
Już od 1 stycznia 2026 r. (sektor publiczny) oraz od 1 maja 2026 r. (sektor prywatny) do stażu pracy doliczamy także:

• umowy zlecenia i agencyjne,
• okresy prowadzenia działalności gospodarczej i współpracy przy niej,
• wybrane okresy pracy za granicą oraz zawieszenia działalności na opiekę nad dzieckiem.

24 miesiące na uzupełnienie dokumentacji 

Pracownicy mają dokładnie 24 miesiące od wejścia w życie nowych przepisów (czyli od 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym i od 1 maja 2026 r. w sektorze prywatnym) na przedstawienie pracodawcy dokumentów potwierdzających dodatkowe okresy zatrudnienia lub działalności. Po upływie tego terminu dokumenty nie będą uwzględniane - oznacza to, że nieudokumentowane okresy po 24 miesiącach przepadają i nie będą zaliczane do stażu pracy przez obecnego pracodawcę.

Faktyczny staż w dalszym ciągu sumujemy pojedynczo - jeśli dany okres zatrudnienia pokrywa się w kilku formach, zaliczamy go raz.

Co powinien zrobić pracodawca? 

• Zweryfikować procedury i dokumentację - każdy pracownik powinien potwierdzić dodatkowe okresy pracy odpowiednimi dokumentami lub oświadczeniem w wyznaczonym przez ustawodawcę czasie,
• Przeszkolić zespół HR/kadry z nowych zasad naliczania uprawnień oraz prowadzenia akt osobowych,
• Zaktualizować systemy kadrowo-płacowe,
• Przygotować wzory komunikatów i oświadczeń dla pracowników, aby uniknąć chaosu informacyjnego.
• Zaplanować proces weryfikacji dokumentów wpływających przez 24 miesiące.

WAŻNE! Od kiedy przysługują nowe uprawnienia? 

Uprawnienia pracownicze przysługujące z tytułu nowo ustalonego stażu pracy (dłuższy urlop, odprawy, dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe) przysługują od daty objęcia pracodawcy nowymi przepisami. Oznacza to, że nie cofamy się z wypłatą świadczeń - nowe korzyści naliczamy wyłącznie od wejścia w życie nowych zasad.

Przykładowe konsekwencje dla kadrowca:

• Pracownik prowadzący wcześniej działalność gospodarczą i teraz zatrudniony na etat - po udokumentowaniu działalności naliczamy dłuższy staż i wyższe uprawnienia WYŁĄCZNIE od 1.05.2026 (w sektorze prywatnym).
• Okresy umów zlecenie z poprzednich lat? Wliczamy do ogólnego stażu, ale dodatkowe urlopy, odprawy czy inne świadczenia wypłacamy wyłącznie od daty startu nowych zasad!

Dlaczego warto przygotować się wcześniej?

Sprawna komunikacja i aktualizacja procedur znacznie ograniczą ryzyko:

• błędów w naliczaniu urlopów i dodatków,
• roszczeń pracowniczych,
• nieporozumień dotyczących terminu obowiązywania nowych uprawnień,
• kumulacji dokumentów „na ostatnią chwilę”.

Zachęcam do dyskusji oraz dzielenia się własnymi procedurami - jak przygotować firmę na nadchodzące zmiany?

Jeśli masz wątpliwości, czy Twoje procedury są gotowe na 2026 rok - skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci przejść przez cały proces tak, aby Twoja firma była spójna prawnie, spokojna operacyjnie i bezpieczna kosztowo.